Jak napisać oficjalnego maila po angielsku?

Umiejętność napisania oficjalnego maila w języku angielskim jest kluczowa w nawiązywaniu cennych kontaktów biznesowych. Tym samym dba się nie tylko o własną reputację, ale też o przyszłość prowadzonej przez siebie firmy. W związku z tym nad takimi mailami warto trochę posiedzieć, aby ich konstrukcja była poprawna i bezbłędna. W oficjalnych wiadomościach mailowych nie może znaleźć się potoczne słownictwo lub też luźne zwroty do adresata. To niedopuszczalne i może zaprzepaścić cały trud. 

Oficjalny mail po angielsku – jak się za niego zabrać?

Na samym wstępie oficjalnego maila po angielsku powinien znaleźć się odpowiedni zwrot do adresata, np. Dear Sir lub Dear Madam (Szanowny Panie/Szanowna Pani). Ważne jest również to, aby nie lekceważyć tematu maila. Można zawrzeć w nim krótką informację na temat tego, o czym chce się napisać. Jeśli ktoś nie nada tematu, adresat nie odbierze takiej osoby zbyt poważnie. Tematem może być np. wyrażenie Question (pytanie).

We wstępie należy wskazać powód, dla którego pisze się dany mail. Może to być zdanie rozpoczynające się od słów: I am writing in connection with (Piszę w związku z…). Może to być również nawiązanie do poprzedniej wiadomości, jeśli konwersację z drugą stroną prowadzi się np. od kilku tygodni. W takim przypadku ciekawym rozwiązaniem będą słowa: With reference to your mail (W nawiązaniu do Pana/Pani maila…). W oficjalnych mailach nie powinno używać się skrótów, należy pisać pełnymi zdaniami.

W rozwinięciu należy pokusić się o kilka przydatnych zwrotów, typu: Would you be so kind as to (Czy byliby Państwo tak uprzejmi…), We would like to know (Chcielibyśmy wiedzieć…). W rozwinięciu można podać także jakieś informacje, np. Please be informed that (Informujemy, że…).

Oficjalny mail po angielsku – jak go zakończyć?

Ważną rolę w oficjalnym mailu po angielsku stanowi jego zakończenie. Warto nad tym popracować, aby uzyskać jak najszybszą odpowiedź od osoby, do której wysyła się maila. Mogą to być zwroty typu: Let me know if you need antyhing (Proszę dać mi znać jeśli czegoś Państwo potrzebują) lub Please find enclosed (W załączeniu znajdą Państwo…).

Oficjalnego maila kończy się odpowiednim zwrotem grzecznościowym. W tym przypadku do wyboru ma się wiele różnych opcji, w tym: Best regards (Pozdrawiam serdecznie), Respectfully (Z wyrazami szacunku) czy też With Gratitude (Z wdzięcznością). Wiele będzie zależało od tego, do kogo wysyła się danego maila i na jaki temat będzie się pisało. Istotne jest to, aby nie tworzyć go w pośpiechu.