Samoobsługowe narzędzia Business Intelligence – dlaczego warto je wdrożyć?

Według serwisu Statista do 2025 roku na świecie ma być łącznie 75 mld urządzeń IoT podłączonych do internetu, a wszystkie urządzenia każdego dnia mają generować ponad 5 kwintylionów danych. Przyrost danych jest też wyzwaniem w biznesie, a Business Intelligence (BI) to coraz popularniejszy termin w kontekście informatyzacji przedsiębiorstw oraz podnoszenia ich konkurencyjności na rynku. Za pomocą narzędzi klasy Business Intelligence można przekształcać stosy surowych danych w czytelne informacje, które następnie zamieniane są w wiedzę wspierającą podejmowanie decyzji i świadome analizowanie działań w firmie. Narzędzia typu self-service Business Intelligence pozwalają użytkownikowi samodzielnie filtrować, sortować, analizować i wizualizować dane.  Które narzędzie będzie odpowiednie, jak je wdrożyć i jakie może dać korzyści w firmie, o tym w dalszej części artykułu.

Najczęściej używane narzędzia BI typu self-service 

1. Microsoft Power BI – od lat jest liderem w zestawieniu Gartnera. Narzędzie łączy się i integruje z platformą chmurową Azure. Jest to rozwiązanie self-service Business Intelligence, z którego obsługą na potrzeby tworzenia podstawowych raportów użytkownik poradzi sobie samodzielnie.  Z niewielką już wprawą możliwe jest tworzenie przejrzystych kokpitów menadżerskich, które pokazują najważniejsze parametry w firmie, a także złożonych raportów, działających na zasadzie od ogółu do szczegółu.
   
2. Qlik Sense  – jest narzędziem, które ma zapewnić samodzielną analizę danych.  Celem dostawcy narzędzia jest demokratyzacja dostępu do danych i promowania podejścia self-service. Qlik Sense jest dostępny zarówno w wersji chmurowej, jak i on-premises.
   
3. Tableau – to oprogramowanie, które posiada intuicyjny interfejs Dzięki Tableau można szybko stworzyć wizualizację dużych zbiorów danych.  W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań raportowych pozwala na bardzo szybką przebudowę i rozbudowę całych modelów raportowania. Tableau umożliwia integrację z danymi z różnych źródeł, z których do najważniejszych należy zaliczyć: MS Excel, MS SQL Server, MySQL czy Oracle. Dostępny on-premises lub w chmurze bądź w modelu hostingu dostawcy. 
   
4. Microstrategy  – rozwiązanie pozwala na generowanie raportów i przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Narzędzie posiada również wbudowane funkcje predykcyjne, pozwalające przewidywać zdarzenia i trendy. System ten wykorzystuje interfejs „drag and drop”.  Ma to na celu ułatwienie i przyspieszenie pracy analityków. 
   
5. Looker (Google) – to platforma do analizy danych, z której mogą korzystać zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa.  Został założony w 2011 roku, a przejęty przez Google w 2019. Looker ułatwia zbieranie, wizualizację i analizę danych. Looker jest łatwy w użyciu i można go zintegrować z bazami danych i platformami Big Data.
   
6. Sisense – należy do kategorii doskonałych, ale mniej znanych narzędzi BI. Sisense zapewnia rozwiązanie typu „przeciągnij i upuść” do analiz i pulpitów nawigacyjnych. Narzędzie jest dostępne zarówno lokalnie, jak i w chmurze. 

Kiedy warto wdrożyć narzędzia Business Intelligence? 

Każda firma ma inne cele, potrzeby i budżet. Trudno więc jednoznacznie ustalić, kiedy należy wprowadzić omawiane rozwiązania. Jeśli jednak obroty twojego przedsiębiorstwa z roku na rok rosną, a twoim nadrzędnym celem jest rozwój firmy i zdobycie pozycji lidera rynku, to narzędzia takie jak Power BI, czy Qlik Sense z pewnością będą wspierać twój biznes w realizacji przyjętej strategii. Jakie inne czynniki powinny skłonić do zastanowienia się nad wdrożeniem narzędzi klasy Business Intelligence? 

#1. Firma posiada wiele danych, z których nie można wyciągnąć żadnych konkretnych wniosków. 

Jeżeli gromadzone dane nie prowadzą do wyciągnięcia konkretnych informacji zwrotnych, tutaj potrzebne będą narzędzia BI, takie jak Power BI. Pozwalają skutecznie analizować dane dzięki interaktywnym raportom oraz przejrzystym wizualizacjom i dają możliwość udostępniania ich online. 

#2. Analizowanie danych jest mocno powiązane z działem IT 

W momencie, gdy to dział IT kontroluje wszystkie dane firmy i odpowiada za generowanie raportów, to ich kompleksowa analiza może stać się problematyczna. Narzędziem typu self-service, którym samodzielnie mogą posługiwać się pracownicy, bez konieczności angażowania działu IT, jest Qlik Sense. Jest doskonałym uzupełnieniem QlikView w środowiskach hybrydowych, a także jest wykorzystywany jako podstawowe narzędzie do analizy danych w firmie. 

#3. Brak możliwości zatrudnienia wykwalifikowanych pracowników 

Często zdarza się sytuacja, gdy w firmie potrzebne jest zatrudnienie specjalistów jak np. analityk biznesowy, jednak dochodzimy do wniosku, że są to zbyt duże koszty dla firmy. Nie musi to stanowić przeszkody. Obecne systemy służące do analizy danych są bardzo intuicyjne i pomagają przeprowadzić dokładnie analizy nawet osobom bez dogłębnej wiedzy technicznej. Wiele z tych narzędzi, jak np. Power BI, Qlik czy Microstrategy, pozwala samodzielnie rozpoznawać i analizować dane, tworząc całe arkusze kalkulacyjne. 

Możliwości rozwiązań self-service 

Założeniem rozwiązań self-service Business Intelligence jest podejście bazujące na udostępnieniu użytkownikom biznesowym dostępu i możliwości pracy z danymi bez angażowania działu IT. Self-service BI jest podejściem korzystnym zarówno dla użytkowników biznesowych, jak i pracowników IT – biznes może tworzyć spersonalizowane raporty i dokonywać analiz, co sprzyja odciążeniu IT i możliwości skupienia się na innych działaniach. 

Samoobsługowe systemy BI w ostatnim czasie zaczęły radzić sobie z analizami Big Data (wielkie zbiory danych). Big Data dotyczą zazwyczaj ogromnych zestawów danych, które są za duże, aby można było je przetwarzać i zarządzać nimi przy użyciu standardowych narzędzi do analiz. Wiele firm dysponuje dziś takimi zbiorami, ponieważ żyjemy w świecie, w którym mnóstwo działań i aktywności online jest monitorowanych i analizowanych, np. działania w social mediach czy transakcje finansowe. Gromadząc dużą ilość danych, firmy nie są i nie będą w stanie polegać na tradycyjnych narzędziach analitycznych, by uzyskiwać cenne informacje w celu podejmowania lepszych decyzji i tworzenia skutecznych strategii. 

Systemy samoobsługowe BI zawierają narzędzia dostępu, przygotowania oraz przekształcenia danych (ang. data wrangling), a także umożliwiające tworzenie dynamicznych wizualizacji ułatwiających użytkownikom analizę danych.   Narzędzia self-service BI nie wymagają hurtowni danych, ale mogą z nimi współpracować. Istotną zaletą tych narzędzi jest to, że są w stanie łączyć się z różnymi źródłami danych zarówno wewnątrz, jak na zewnątrz organizacji, bez konieczności zatrudniania specjalistów IT. Sprawują oni głównie kontrolę nad tym, kto ma dostęp do systemu i do jakich konkretnie funkcji, natomiast nie muszą być angażowani wtedy, gdy chcemy stworzyć jakieś zapytanie do bazy danych i wygenerować raport.  

Podsumowanie 

W firmach, które chcą wyjść poza stosowanie arkuszy Excel i zyskać narzędzia ułatwiające analizę danych, dobrym rozwiązaniem będzie przetestowanie rozwiązań typu self-service BI, na początek np. w jednym wybranym obszarze. Jeśli zaistnieje potrzeba stworzenia bardziej rozbudowanych analiz, zawsze można skorzystać z pomocy dostawców narzędzi klasy Business Intelligence. Tworzenie raportów za pomocą narzędzi self-service jest jak najbardziej bezpieczne, bez względu na to czy wykorzystujesz przeglądarkę WWW, czy aplikację mobilną, dostawcy rozwiązań tacy jak Microsoft dbają o to, aby dane były zabezpieczone w oparciu o standardy ISO. Do każdej implementacji należy podejść rozważnie, powinniśmy przeanalizować wszystkie wady i zalety wdrożenia danego narzędzia, a także koszty oraz korzyści, które nam mogą przynieść.