W obrocie gospodarczym występuje kilka rodzajów faktur. Jednym z nich jest proforma. Zasady jej wystawiania są nieco inne niż w przypadku pozostałych dokumentów. Najczęściej stanowi ona formę informacyjną i nie rodzi obowiązku podatkowego. Jednak jest doskonałym zabezpieczeniem na poczet przyszłej transakcji. Warto zatem dokładnie zapoznać się z jej definicją i dowiedzieć się, kiedy jest wystawiana.
Czym jest faktura proforma?
Na co dzień przedsiębiorcy mają do czynienia z kilkoma rodzajami faktur. Jedną z nich jest faktura proforma. Zazwyczaj jest ona wystawiana w celu:
- przedstawienia oferty handlowej danego przedsiębiorstwa,
- poinformowania o należności, jaką trzeba będzie uiścić za otrzymanie towaru lub wykonanej usługi,
- wezwania do zapłaty,
- poinformowania kontrahenta o wysokości zaliczki (od przyszłej dostawy lub na poczet wykonania usługi), którą będzie musiał wpłacić,
- propozycji bądź zapowiedzi wystawienia właściwej faktury.
Nabywca na podstawie faktury proforma może dokonać zapłaty za towar lub usługę. Ten rodzaj dokumentu zawsze jest wystawiany jeszcze przed sporządzeniem właściwej faktury. Warto pamiętać, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie może stanowić podstawy do wpłacenia należności, nie jest także potwierdzeniem dokonanej transakcji. Dodatkowo nie ma ona obowiązku podatkowego, a osoba, która sporządziła dokument, nie może na jego podstawie dochodzić żadnych roszczeń. Co więcej, w przypadku uiszczenia zaliczki lub całości należności, proforma nie może stanowić dowodu dokonanej wpłaty. Ten rodzaj dokumentu niewiele różni się od faktury VAT. Elementem odróżniającym jest zapis „proforma”, który obowiązkowo musi znaleźć się na fakturze. To przedsiębiorca decyduje, czy wystawia faktury proforma, jednak nie ma takiego obowiązku, ponieważ stanowi ona formę informacyjną i nie jest umieszczana w rejestrach VAT.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Wygląd faktury proforma nie wiele różni się od faktury VAT. Jedynie co je wyróżnia, to zapis „proforma”. Dodatkowo na dokumencie należy umieścić następujące elementy:
- data wystawienia;
- kolejny numer dokumentu;
- imiona i nazwiska bądź nazwy oby stron wraz z ich adresami;
- nazwę towarów lub usługi;
- jednostkę miary lub rodzaj oraz ilość towarów, lub wykonanej usługi;
- termin sprzedaży lub realizacji;
- wartość sprzedaży netto;
- stawki podatku VAT;
- wysokość podatku VAT;
- wartość sprzedaży brutto;
- kwota udzielonego rabatu;
- podsumowanie kwot;
- termin i sposób płatności;
Na dokumencie nie jest wymagany podpis osoby wystawiającej.
Kto i w jakich sytuacjach najczęściej ją wystawia?
Przepisy nie określają jednoznacznie, kiedy należy wystawić fakturę proforma. Z racji, iż nie jest ona dokumentem księgowym, można ją sporządzić w dowolnej ilości. Tak naprawdę to przedsiębiorca decyduje, czy będzie ją sporządzał, czy też nie. W tej kwestii przepisy nie narzucają żadnego obowiązku.
Przedsiębiorcy najczęściej wystawiają taką fakturę w celu poinformowania nabywcy o aktualnej ofercie handlowej. Z pomocą tego dokumentu przedstawiają wartość transakcji z uwzględnieniem ewentualnych rabatów. Dzięki temu potencjalny nabywca ma możliwość wcześniejszego zapoznania się z ofertą. Może także stanowić formę przypomnienia o zbliżającym się terminie sporządzenia właściwej faktury, co wiąże się z koniecznością pokrycia należności.
Najczęściej proforma stanowi również rodzaj zabezpieczenia przed nieuczciwym klientem. Sporządzony dokument jest wysyłany zazwyczaj do nowych nabywców jako wizualizacja właściwej faktury. Na tej podstawie dokonywana jest zapłata (w całości lub w formie zaliczki) za towar lub usługę. Dopiero po uiszczeniu określonej należności realizowana jest transakcja i wystawiana jest faktura właściwa. Warto jednak pamiętać, że proforma pełni funkcję informacyjną i nie stanowi podstaw do roszczenia żądań. W przypadku, kiedy klient nie opłaci warunków proformy, nie są podejmowane żadne działania. Dotyczy to zarówno dochodzenia należności, jak i dostarczenia towarów lub wykonania usługi. Do faktury proforma nie wystawia się także faktur korygujących.
Ilość wystawionych dokumentów proforma może być dowolna. Ich sporządzanie znacząco usprawni program do faktur online. Wielu przedsiębiorców decyduje się właśnie na takie rozwiązanie, ponieważ zapewnia to oszczędność czasu oraz poprawność wystawianego dokumentu. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość natychmiastowego przesłania faktury drogą mailową do jednego lub wielu klientów.
Czy tego typu faktura zobowiązuje do zapłaty?
Jak wcześniej wspomniano, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego też nie jest uwzględniania ani w rejestrach VAT, ani w KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów). Nie stanowi ona także podstawy do rozliczenia należnego podatku VAT. Z kolei odbiorca nie jest uprawiony do odliczenia VAT. Faktura proforma nie jest potwierdzeniem dokonanej transakcji, dlatego nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać, że w chwili otrzymania zaliczki bądź dostarczenia towarów lub wykonania usługi konieczne jest wystawienie właściwej faktury.
Faktura proforma pełni jedynie funkcję informacyjną i na jej podstawie nie można żądać zapłaty. Dokument ten nabiera jednak mocy prawnej w chwili podpisania przez nabywcę. Taka czynność oznacza zarówno akceptację warunków zawartych w dokumencie, jak i zobowiązanie do uiszczenia wyznaczonej należności.
Faktura proforma jest powszechnie wykorzystywana przez przedsiębiorców, którzy za jej pomocą w jasny i przejrzysty sposób informują klientów o aktualnej ofercie handlowej. Dodatkowo może stanowić formę przypominającą lub zabezpieczającą. Ten rodzaj dokumentu jest także często wykorzystywany, ponieważ nie musi być korygowany. Z racji, iż faktura proforma nie rodzi obowiązku podatkowego, może być wystawiana w dowolnych ilościach.
