Programy OCR to bardzo dobra inwestycja dla przedsiębiorstw. Znacznie ułatwi pracę pracownikom, co wpłynie na ich wydajność i oszczędność czasu. Zwłaszcza w obecnych czasach, kiedy coraz więcej formalności przenosi się do sieci, warto zainwestować w dobrej jakości OCR. Z pewnością zyskają na tym nie tylko firmy i pracownicy, ale również klienci.
OCR – podstawowe informacje
OCR to oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków. Pojęcie wzięło się z angielskiego Optical Character Recognition. Technologia używana jest w wielu gałęziach biznesu, co w znacznym stopniu potrafi ułatwić pracę. Programy te są w stanie rozpoznać litery oraz cyfry w dokumentach i fakturach. Dzięki temu nie trzeba martwić się ręcznym wprowadzaniem danych do systemu. Za pomocą systemu jest to robione automatycznie poprzez znakomitą znajomość układu dokumentów. Dzięki temu wprowadzanie dokumentów do systemu jest mniej czasochłonne i prostsze. Takie rozwiązania cieszą się coraz większą popularnością, dlatego też oprogramowanie jest ciągle udoskonalane. Pozwala to na coraz dokładniejsze sprawdzenie dokumentów. Warto dodać, że oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo dokumentów. Informacje mogą być przechowywane na nośnikach cyfrowych, zabezpieczonych hasłem bądź szyfrowanych. Zapobiega to kradzieży, zniszczeniu czy zgubieniu papierowych dokumentów.
Oprogramowanie OCR bardzo ułatwia prace biurowe. Dostępne jest w wersji darmowej oraz płatnej. Przy czym wersja płatna jest bardziej rozszerzona. Posiada większe możliwości w edytowaniu tekstu oraz w tekstach w obcym języku. Zapewnia też dodatkowe funkcje związane z grafiką. Na rynku też dostępne są drukarki i skanery posiadające wbudowaną technologię OCR. Z tej możliwości korzysta wiele firm. W tym przypadku skanowanie dokumentów jest jeszcze szybsze. Niezależnie od wybranego rodzaju każdy z nich będzie bezproblemowy i znacznie ułatwi pracę z papierami. Warto mieć na uwadze, że dokumenty powinny być wysokiej przejrzystości i rozdzielczości. Wtedy technologia OCR sprawdzi się najlepiej. Wyróżnia się trzy rodzaje systemów OCR:
- OCR rozpoznające cały tekst z dokumentu,
- OCR na podstawie stworzonych szablonów rozpoznaje dane z dokumentów strukturalnych,
- OCR, które korzystają ze sztucznej inteligencji.
Warto korzystać z programów do odczytywania faktur i dokumentów wtedy, gdy trzeba poprawić jakość danych i zmniejszyć ilość błędów. Ale też w momencie wyszukiwania danych w przechowywanych plikach.
Kto powinien korzystać z OCR?
Aplikacje OCR mają szerokie zastosowanie. Najbardziej sprawdzą się w przypadku osób mających na co dzień styczność z pisaną odręcznie dokumentacją. Zatem będą to pracownicy w urzędach, archiwiści, notariusze, księgowi, itp. W biurze rachunkowym OCR bardzo dobrze sprawdzi się w skanowaniu faktur. Może odczytać numer faktury, dane kontrahenta, termin płatności, datę wystawienia, stawkę VAT, kwoty netto, VAT i brutto. Ma to znaczenie szczególnie w obecnym czasie, kiedy coraz częściej klienci chcą załatwiać formalności na odległość i przesyłają zeskanowane pliki. Oczywiście nie dotyczy to tylko biur rachunkowych. Jest to tylko to jeden z przykładów, w jakim miejscu korzystne będzie zastosowanie OCR. Warto nadmienić, że OCR to realna oszczędność dla użytkowników, szczególnie w przypadku używania skanów, zamiast wersji papierowych. Automatyczne rozpoznawanie dokumentów, w którym pomija się tworzenie wersji papierowej, pozwala na oszczędność toneru, papieru oraz zmniejsza zużycie sprzętu biurowego.
Jaki program do OCR?
Bardzo dużą ilość programów do rozpoznawania znaków można znaleźć w internecie. Część z nich to bezpłatne aplikacje OCR, przy czym warto mieć na uwadze, że są one z reguły bardzo niskiej jakości. Ich częstym problemem jest to, że nie radzą sobie z językiem polskim. Algorytmy, które w nich są, mają problem z przetwarzaniem polskich znaków. Zatem warto zainwestować w płatny program do odczytywania faktur i dokumentów, jak na przykład ten: https://www.saldeosmart.pl/ocr-program-do-odczytywania-faktur-i-dokumentow. Program ten posiada specjalne algorytmy umożliwiające odczytywanie znaków, a skuteczność wynosi 95%. Program jest wysokiej jakości, co wzbudza coraz większe zainteresowanie. Atutem jest kategoryzacja dokumentów, przez co w późniejszym czasie są łatwe do wyszukania. Pliki przechowywane w elektronicznym archiwum dostępne są w dowolnej chwili. Poza tym aplikacja jest stale aktualizowana. W przypadku księgowości stale następują wdrażane zmiany, co zapewnia funkcjonalność. Program dedykowany jest szczególnie biurom rachunkowym, natomiast pozostałe firmy również mogą skorzystać z oferty.
