Przechowując akta dobrze jest się mieć na baczności i rzetelnie zweryfikować, czy rzeczywiście zabieramy się za ten obowiązek zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pomyłka zdecydowanie się nie opłaca, bo może nas sporo kosztować. Aby uniknąć takich problemów powinniśmy wyposażyć się w gruntowną wiedzę lub skorzystać z kompetencji i doświadczenia zewnętrznej firmy.
Przechowywanie akt – czym jest dokumentacja pracownicza
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej wiąże się z przestrzeganiem określonych terminów, które nakładają na nas przepisy. Do takich akt zaliczymy zarówno akta osobowe pracowników, jak też i pozostałą dokumentację dotyczącą spraw powiązanych ze stosunkiem pracy. Dokładne informacje na temat tego, co można uznać za dokumenty kadrowe znajdziemy bezpośrednio w Kodeksie pracy. Mówi o tym m.in.art. 94 pkt 9a, Przykładowo do akt tej drugiej grupy, a więc do dokumentów związanych ze stosunkiem pracy zaliczymy m.in. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, akta w związku z ubieganiem się o urlop. akta, w których zawarto ewidencjonowanie czasu pracy i wiele innych.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych – jak to zrobić odpowiednio
W przepisach odnajdziemy też konkretne zapisy dotyczące sposobu właściwego przechowywania tego typu zbiorów. Powinniśmy zadbać więc o to, by wyznaczyć miejsce, gwarantujące:
- poufność;
- integrację akt;
- ochronę przed zniszczeniem.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych oznacza także przestrzeganie szeregu terminów. Jeśli zdarzy się, że akta przechowujemy zbyt krótko lub zbyt długo, czeka nas kara. Może ona sięgać od 1 do 30 tys. zł. Podobne konsekwencje grożą nam, jeśli okaże się, że nasze akta były przechowywane w miejscu, które się do tego nie nadaje..
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – jakie terminy nas obowiązują?
Rzetelna archiwizacja ma na celu określenie, przez jaki czas należy przechowywać każde z posiadanych akt. Przeważnie mamy do czynienia z okresem zatrudnienia pracownika i dodaniem do tego dziesięciu lat. Przez tyle czasu przechowuje się akta osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019. Nieco inaczej sytuacja wygląda, jeśli stosunek pracy został nawiązany przed tą datą. Jeśli nie złożymy raportu informacyjnego, będziemy musieli takie akta przechowywać aż przez pięćdziesiąt lat.
Jak widać przechowywanie dokumentów kadrowych wcale nie jest takie proste i czasem można się z tym pogubić. Całkowitą podstawą jest nadanie aktom właściwych terminów przechowywania, a żeby to zrobić, trzeba dysponować odpowiednią wiedzą. Jeśli nie jesteśmy właściwie przygotowani, bardzo łatwo będzie tutaj o pomyłki, mogące nieść za sobą poważne konsekwencje. Co możemy zrobić, by nie dopuścić do takiej sytuacji? Zdecydowanie najprostszą opcją będzie zaufanie sprawdzonemu usługodawcy. Dużym zaufaniem klientów cieszy się m.in. firma Rhenus. Oprócz takich usług jak przechowywanie akt i archiwizacja dokumentów, oferuje także ich digitalizowanie i bezpieczną utylizację.
