Inwestycja w nowoczesne systemy ERP przynosi cały szereg wymiernych korzyści. Wśród nich należy wymienić przede wszystkim znaczne usprawnienie jej funkcjonowania, optymalizację wewnętrznych procesów oraz wyeliminowanie ryzyka kosztownych błędów i pomyłek. Zanim jednak będzie można cieszyć się z uzyskanych efektów, konieczne staje się wdrożenie systemu w pracę przedsiębiorstwa. Ile trwa taki proces i jakie etapy obejmuje? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP to skomplikowane przedsięwzięcie, wymagające szeroko zakrojonych działań. Nic dziwnego, bowiem takie rozwiązania przekładają się na pracę całej firmy. Jeśli chcesz odkryć ich potencjał, koniecznie przeczytaj Kompleksowy przewodnik po systemach ERP, który znajdziesz po przejściu na proponowaną stronę. Chcąc oszacować czas takiego przedsięwzięcia, warto z kolei wziąć pod uwagę cały szereg istotnych czynników. Wśród nich wymienia się najczęściej specyfikę branży, w której działa dane przedsiębiorstwo, jego wielkość oraz realne potrzeby firmy, do których muszą zostać dopasowane wdrażane rozwiązania.
Od czego rozpoczyna się wdrożenie systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP w pracę przedsiębiorstwa z reguły trwa od 3 do nawet 12 miesięcy. Uzależnione jest to m.in. do stopnia skomplikowania całego projektu, ale również od wybranych rozwiązań. O jednym z nich przeczytasz w artykule ze strony https://odl.com.pl/blog/erp-dla-malych-firm-w-chmurze-czy-na-wlasnym-serwerze, którego autor wskazuje różnice, pomiędzy systemem ERP w chmurze i tym, który działa w oparciu o własny serwer. Taka analiza potrzeb może trwać nawet 6 tygodni, a jej efektem będzie pełne zoptymalizowanie wdrożonego systemu. Na tym etapie niezwykle istotny będzie także wybór dostawcy nowoczesnych rozwiązań dla biznesu, który w znacznej mierze będzie warunkował przyszłą satysfakcję z ich użytkowania.
Jak przebiega konfiguracja systemu?
Po wyborze systemu i jego dostawcy przychodzi czas na jego konfigurację, czyli dostosowanie do potrzeb przedsiębiorstwa. Ten etap trwa od 1 do nawet 3 miesięcy i obejmuje taki działania, jak:
- personalizacja modułów,
- przygotowanie danych, które mają zostać przeniesione do nowego oprogramowania,
- połączenie wdrażanego systemu ERP z innymi rozwiązaniami, na których bazuje firma, w tym m.in. z programami sprzedażowymi, magazynowymi czy wspomagającymi księgowanie dokumentów.
A co z przygotowaniem pracowników?
Proces wdrażania systemu ERP w pracę przedsiębiorstwa wymaga również odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Dzięki temu będą oni mogli bez przeszkód korzystać z potencjału nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią ich pracę i zminimalizują ryzyko popełnianych błędów. Takie przygotowanie pracowników może bazować na:
- szkoleniach, obejmujących najtrudniejsze procesy, wymagające bardziej specjalistycznej wiedzy,
- podręcznikach użytkowania, przybliżających pracę z wdrażanym system.
Etap szkolenia pracowników trwa ok. 2 tygodnie. Cały proces wdrożenia kończy natomiast testowanie nowych rozwiązań, które zamyka się na ogół w dwóch miesiącach. W trakcie jego trwania pracownicy wykonują powierzone im obowiązki, korzystając przy tym z funkcjonalności nowego systemu. Pozwala to na wychwycenie ewentualnych błędów i wprowadzenie niezbędnych poprawek.
Co warunkuje czas wdrażania systemów ERP w pracę firmy?
Jak nietrudno zauważyć, wdrażanie systemów ERP w pracę przedsiębiorstw to proces rozciągnięty w czasie. Na jego tempo wpływ mają różnorodne czynniki. Oprócz tych, wymienionych już w pierwszej części artykułu, warto również wskazać na:
- gotowość właścicieli firmy i jej pracowników do sporych zmian w organizacji pracy,
- rodzaj wybranego systemu ERP,
- zakres jego funkcjonalności.
Proces wdrażania systemów ERP może również nabrać tempa, gdy firma zdecyduje się podzielić go na etapy, skupiając się na sukcesywnym wprowadzaniu kolejnych modułów. To właśnie dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego partnera, który doradzi najlepsze rozwiązania i kompleksowo wesprze firmę w trakcie wdrażania nowoczesnych rozwiązań.
