Jak zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu IT? Z pomocą przychodzi analiza biznesowa!

Nie istnieje uniwersalna recepta na sukces projektu IT. Natomiast ważne jest, aby zaplanować proces w sposób, który zminimalizuje ryzyko niepowodzenia. Sposobem na sukces może być skuteczna analiza biznesowa projektu, który zamierzasz zrealizować.  Kto i jak może ją wykonać oraz z jakimi kosztami się wiąże? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule. 

Ryzyko niepowodzenia w projektach IT

Obecnie systemy informatyczne są niezbędne w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. By były funkcjonalne i spełniały określone oczekiwania użytkowników czy klientów, potrzeba sporych nakładów pracy i środków. W ramach wdrażania nowych rozwiązań lub aktualizowania już istniejących, konieczne jest podjęcie współpracy ekspertów z różnych dziedzin, m.in. 

• analityków biznesowych,
• projektantów,
• UX designerów,
• programistów,
• testerów.

Co zrobić, by włożona przez nich praca w dany projekt okazała się owocna? Należy dobrze zaplanować proces analizy biznesowej.Według raportu opublikowanego przez Standish Group Annual CHAOS 2020, aż 66 proc. projektów technologicznych kończy się częściowym lub nawet całkowitym fiaskiem. Oszacowano to na podstawie analizy 50 tys. projektów realizowanych na całym świecie.

Analiza biznesowa stanowi podstawę projektu systemu informatycznego. Jeśli jej nie ma, nie wiadomo, jakim założeniom i potrzebom ma odpowiadać rozwiązanie. Może ono być więc finalnie nieefektywne lub kompletnie nieprzydatne w codziennej pracy firmy. Do najczęstszych zarzutów stawianych systemom IT, tworzonym bez uprzednio przeprowadzonej analizy biznesowej, należą:

• duży stopień skomplikowania w obrębie obsługi;
• brak możliwości realizacji najważniejszych procesów, co wywołuje konieczność wykorzystywania dodatkowych narzędzi;
• brak współpracy z istniejącymi w firmie systemami informatycznymi.

Mimo poniesienia często niemałych kosztów, stworzony czy ulepszony system IT bywa nie taki, jak powinien. Niesie to za sobą poważne konsekwencje w różnych obszarach działalności firmy.

Konsekwencje niepowodzenia projektu informatycznego

Załóżmy, że  nie wykonano analizy biznesowej i projekt się nie udał. Generuje to niepotrzebne koszty, ale nie tylko. W zależności od celu i grupy docelowej, firma może borykać się z wieloma kłopotami, takimi jak:

• obniżenie motywacji do pracy zatrudnionych;
• utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych;
• konieczność poniesienia kosztów na naprawę kolejnych błędów;
• potrzeba poniesienia dodatkowych nakładów celem doprowadzenia systemu do właściwej funkcjonalności.

Co to jest analiza biznesowa?

Dokładne zdefiniowanie analizy biznesowej przysparza wielu problemów nawet ekspertom. Jednak w związku z realizacją projektów IT można założyć, że tym mianem określa się proces badania potrzeb i wymagań zgłaszanych przez klientów w odniesieniu do wdrażanych rozwiązań informatycznych. W ramach takiej analizy zebrane od klientów informacje przekładane są na konkretne zadania zlecane później programistom.

Analizę biznesową należy utożsamiać ze wstępnym, niezbędnym etapem tworzenia projektu, w ramach którego integruje się środowisko biznesowe z zespołami IT. Gromadzone są informacje dotyczące istniejących problemów i przyszłych wyzwań, przed którymi staje klient. Analitycy zwracają uwagę, co aktualnie działa sprawnie i efektywnie, by móc uwzględnić mocne i słabe strony przy projektowaniu nowego lub ulepszonego rozwiązania informatycznego.

Wykorzystując analizę biznesową w procesie IT, można już na wczesnym etapie wyłapać potencjalne zagrożenia, a także zniwelować ryzyka i przewidywać wysokość koniecznych do poniesienia dodatkowych kosztów. Umożliwia to także zaplanowanie niezbędnej integracji czy infrastruktury projektu. Wpływa to na jakość i koszt produktu końcowego.

W ramach analizy biznesowej eksperci posługują się wieloma narzędziami, takimi jak:

• wywiady,
• obserwacja pracy,
• analiza infrastruktury,
• analiza dokumentacji.

W analizie biznesowej należy skupić się na rzetelnym jej przeprowadzeniu i podjęcia z klientem współpracy tak, by uzyskane od niego informacje pozwalały na stworzenie dokumentacji jasnej dla jej odbiorców. Przeprowadzający ją specjaliści muszą dążyć do tego, by zrozumieć, po co i dla kogo tworzony jest dany system czy aplikacja.

Jak przebiega analiza biznesowa IT w praktyce?

Analiza biznesowa IT powinna poprzedzać start danego projektu i obejmować serię spotkań prowadzącą do zgromadzenia listy wymagań biznesowych oraz analizę obecnej dokumentacji. 

Można przedstawić analizę biznesową jako 5-etapowy proces, który obejmuje:

1. Określenie celów biznesowych projektu – obejmuje identyfikację interesariuszy projektu, ustalenie jego celu realizacji i zebranie dokumentacji.
2. Analiza procesów biznesowych – wskazuje procesy związane z systemem informatycznym i identyfikuje obszary, które mogą być usprawnione przez nowe rozwiązanie.
3. Analiza technologiczna – diagnozuje stan obecnych technologii stosowanych w firmie oraz wyznacza kierunek zmian. 
4. Zdefiniowanie wymagań systemowych – na tym etapie tworzy się listy wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, określa się priorytety wymagań i kryteria akceptacji dla nich.
5. Projektowanie rozwiązania – obejmuje plan stworzenia rozwiązania, które spełnia wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, a także przygotowanie dokumentacji projektowej i estymację kosztów.  

Ile kosztuje przeprowadzenie analizy biznesowej?

O ostatecznym koszcie i czasie przeprowadzenia analizy biznesowej IT decyduje wiele czynników. Wśród nich wymienia się: wielkość projektu, jego poziom trudności czy skomplikowanie pod względem biznesowym i technologicznym. Przy częstych zmianach wymagań klienta koszty i czas realizacji analizy rosną. 

Analiza biznesowa jest niezbędnym elementem każdego projektu IT, który ma na celu dostarczenie rozwiązania odpowiadającego na potrzeby klientów. Pozwala ona m.in. uniknąć kosztownych błędów oraz eliminuje ryzyko zaimplementowania nieprawidłowego systemu.

Przygotowujesz aplikację webową, mobilną lub własny system informatyczny? Potrzebujesz wsparcia ze strony doświadczonego partnera technologicznego? Możesz umówić się z ekspertami z Solwitu na bezpłatną konsultację, by wspólnie opracować plan działania i przeprowadzić kompleksową analizę biznesową IT, zmniejszającą ryzyko ewentualnego niepowodzenia projektu.