Czynność ręcznego wprowadzania treści firmowej dokumentacji i faktur do systemu księgowego jest zawsze obarczona wysokim ryzykiem błędu. Zabiera też pracownikom wiele czasu, jaki mogliby oni przeznaczyć na znacznie ważniejsze obowiązki. Okazuje się, że w tej kwestii istnieje szereg alternatyw, z których na szczególne wyróżnienie zasługuje technologia OCR. Czym jest taka usługa, jakie posiada korzyści oraz w jaki sposób kooperuje z systemami ERP? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższej części wpisu. Zapraszamy!
Czym jest OCR?
Technologia OCR (z ang. Optical Character Recognition) w wolnym tłumaczeniu na język polski oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Służy identyfikacji znaków pojedynczych oraz całych tekstów znajdujących się na konkretnej fotografii. Oprogramowanie bazuje na elementach sztucznej inteligencji, mogącej w krótkim czasie przetworzyć wiele linijek tekstu i przenieść je do systemu informatycznego.
Schematem działania takiego oprogramowania jest segmentacja poszczególnych znaków i przypisywanie odpowiadających im liter z alfabetu. Poziom zaawansowania tej technologii stale wzrasta, przez co możliwe stało się już nawet rozpoznawanie treści dokumentów pisanych ręcznie. Każda litera lub cyfra ma przypisanych kilka lub kilkanaście swoich wariantów wizualnych. Producenci zdają sobie sprawę z tego, że każdy człowiek posiada odmienny styl i charakter pisma. Dlatego też, starają się maksymalnie dostosować swoje oprogramowanie do wszystkich użytkowników.
Jak w praktyce wygląda praca z OCR?
Korzystanie z OCR jest bardzo proste. Mając dokument w wersji papierowej, zadaniem księgowego jest zrobienie mu zdjęcia, które zostanie zapisane w jednym z formatów: JPG, JPEG, PNG, TIFF, PDF. Taki dokument wprowadza się do usługi OCR, a reszta zadań leży już po stronie samej aplikacji. Pomimo, iż technologia ta nie posiada na ten moment stuprocentowej sprawności, to bazuje na zasadzie samodzielnej nauki. Przy rozpoznaniu poszczególnych znaków, oprogramowanie samo je zapamiętuje, tym samym rozszerzając zakres identyfikacji i poprawiając swoją wydajność.
Obecnie każdy program erp wdrażany jest w uzupełnieniu o technologię OCR. Wbrew pozorom nie jest to drogie rozwiązanie, a jego wykorzystanie szczególnie w księgowości bywa niezastąpione.
Korzyści wynikające ze stosowania OCR
Wspomnieliśmy wcześniej, że z usług OCR korzystają w większości przypadków działy księgowości. To one zyskują na tym oprogramowaniu najwięcej, a już na pewno da się zaobserwować w nich wyższą efektywność wykonywanych prac. To z kolei przekłada się na korzyść przedsiębiorców – nie muszą oni zatrudniać dodatkowych osób do odciążenia głównych księgowych w biurze.
Jak doskonale wiadomo, człowiek wykonujący monotonną pracę przez dłuższy czas, zaczyna w pewnym momencie popełniać masę błędów. Oprogramowanie OCR, choć nie jest w stu procentach dokładne, to posiada znacznie niższe ryzyko wystąpienia pomyłki. Dodatkowo, szybkie przeniesienie dokumentów fizycznych do systemów ułatwia ich archiwizację, przez co upoważnieni pracownicy mają szybszy dostęp do wglądu.
